Verklaring inzake gegevensverwerking

Deze verklaring inzake gegevensverwerking regelt de verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van de aanwervingsprocedure bij TVH Parts Holding NV, haar dochterondernemingen en verbonden vennootschappen, hierna verder aangeduid als "TVH", "Wij", "Ons" of "Onze". De "Verwerkingsverantwoordelijke" van uw persoonsgegevens is TVH Parts Holding NV, met maatschappelijke zetel te Brabantstraat 15, 8790 Waregem en ondernemingsnummer 0822.308.590

Door het betreffende vakje aan te kruisen, erkent u dat u alle bepalingen hieronder hebt gelezen en begrepen en dat wanneer u de website blijft gebruiken, u instemt met de verwerking van uw persoonsgegevens voor de hieronder vermelde doeleinden en voorwaarden. 

U bent niet verplicht ons de gevraagde informatie te verstrekken. Wanneer u dit echter niet doet, kan dit ertoe leiden dat wij uw kandidatuur voor de functie waarvoor u hebt gesolliciteerd, niet verder kunnen behandelen.

1. De persoonsgegevens die door TVH worden verwerkt

Tijdens het sollicitatieproces zullen wij u vragen persoonlijke gegevens over uzelf te verstrekken. Op basis van deze gegevens zullen wij uw sollicitatie evalueren. Zonder deze persoonsgegevens kunnen wij u niet als kandidaat beoordelen. U kunt er ook voor kiezen ons aanvullende gegevens te verstrekken waar wij u niet specifiek om hebben gevraagd, zoals uw hobby's. Alle gegevens die u ons verstrekt, worden op vrijwillige basis verstrekt. Bovendien bepaalt u zelf in welke mate u gegevens aan TVH wilt verstrekken. Uw persoonsgegevens worden onderverdeeld in twee categorieën: persoonsgegevens en bijzondere categorieën van persoonsgegevens:

1.1 Persoonsgegevens

• Uw naam en contactgegevens, zoals uw voornaam, achternaam, tweede voornaam, e-mailadres, telefoonnummer, en andere contactgegevens en persoonlijke voorkeuren;
• Gegevens over uw loopbaan, zoals informatie over uw professionele achtergrond, zoals uw huidige functie, werkervaring, referenties, salaris en andere verzoeken met betrekking tot uw bezoldiging;
• Informatie over uw opleidingsniveau, zoals uw gevolgde studies, diploma's, kwalificaties en getuigschriften; 
• Achtergrondinformatie, zoals informatie uit het strafregister (indien relevant voor uw sollicitatie en toegestaan volgens de toepasselijke wetgeving) en gegevens die ons door uw referentiepersonen zijn verstrekt (indien van toepassing). Dit zijn de referenties die u aan ons heeft verstrekt om te contacteren.   
• Financiële gegevens, zoals uw huidige salaris, fiscale gegevens, kosten, voordelen, bedrijfstoeslagen, aandelen en participaties;
• IT-informatie, zoals bepaalde technische gegevens die wij van u verkrijgen via cookies en andere technologieën wanneer u onze websites bezoekt. Raadpleeg het privacy- en cookiebeleid van TVH op onze website voor meer informatie.
• Gegevens afkomstig van online assessments (bv. persoonlijkheidstest of test om uw cognitieve vaardigheden te beoordelen) en video-interviews (indien van toepassing). De resultaten van een test om uw cognitieve vaardigheden te beoordelen worden geëvalueerd aan de hand van relevante referentiegroepen, rekening houdend met uw beroep en ervaringsniveau.
• Andere informatie over de sollicitant, zoals uw persoonlijke voorkeuren, hobby's of andere informatie die u met ons wilt delen.

1.2 Bijzondere categorieën van persoonsgegevens

TVH vereist of vraagt in het algemeen geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens (of "Gevoelige gegevens"), zoals uw geloofsovertuiging of lidmaatschap van een vakbond, in het kader van uw sollicitatie. U kunt evenwel op vrijwillige basis persoonsgegevens, bijvoorbeeld over een handicap, aan TVH verstrekken zodat wij hier indien nodig rekening mee kunnen houden tijdens de aanwervingsprocedure.

TVH vraagt mogelijk naar gevoelige gegevens zoals uw afkomst, etniciteit of geslacht voor zover dit is toegestaan door de toepasselijke wetgeving (bv. de wetgeving inzake gelijke kansen voor mannen en vrouwen) als ondersteuning van onze inspanningen om een inclusieve en diverse werkomgeving te creëren.  U bent niet verplicht deze gegevens te verstrekken, aangezien dit volledig vrijwillig is.  Onder bepaalde omstandigheden en voor zover toegestaan door de toepasselijke wet, kunnen wij evenwel gevoelige gegevens met betrekking tot uw gezondheid en medische kenmerken verzamelen om onze verplichtingen inzake volksgezondheid en veiligheid op de werkplek na te komen en om TVH, onze werknemers en derden te beschermen. 

Onder gevoelige gegevens wordt onder meer verstaan:

• Strafrechtelijke veroordelingen of overtredingen;
• Gezondheids- en medische gegevens;
• Gegevens over afkomst of etniciteit;
• Geslacht;
• Kleding en uitrusting;
• Religie, geloofsovertuiging of andere overtuigingen;
• Politieke of filosofische overtuigingen en meningen;
• Vakbondslidmaatschap;
• Seksuele geaardheid of levenswijze;
• Biometrische en genetische gegevens;
• Financiële gegevens.

2. Hoe wij uw persoonsgegevens verzamelen 

   2.1 TVH verkrijgt bovengenoemde persoonsgegevens doorgaans rechtstreeks van u of van een externe partner, zoals een headhunter. Het wervingsbureau is verantwoordelijk om de informatie in deze verklaring aan u te verstrekken. TVH raadt u aan het privacybeleid van het externe wervingsbureau te raadplegen om te weten welke gegevens zij over u verwerken, wat de voorwaarden voor verwerking zijn en hoe u uw rechten tegenover het bureau kunt uitoefenen. TVH zal de persoonsgegevens die u ons verstrekt niet doorgeven aan externe wervingsbureaus, tenzij u ons daarvoor uitdrukkelijk toestemming geeft.

   2.2 Wij kunnen ook informatie verkrijgen van professionele sociale netwerken zoals LinkedIn en andere openbaar toegankelijke bronnen (alleen informatie die betrekking heeft op uw professioneel leven) om u actief te benaderen met vacatures of om te controleren of de door u in de loop van de sollicitatieprocedure verstrekte informatie correct is.

   2.3 De interne rekruteringsafdeling van TVH zal ook persoonsgegevens met betrekking tot uw kandidatuur aan uw profiel toevoegen. Deze informatie zal voor u niet onmiddellijk toegankelijk zijn.

   2.4 TVH heeft uw toestemming nodig voor bepaalde verwerkingsactiviteiten die in deze Verklaring worden beschreven. Bij het begin van het registratieproces vraagt TVH daarom specifiek toestemming voor de verwerking van uw persoonsgegevens. U erkent dat u vrijwillig toestemming geeft voor de verwerking en dat deze specifiek betrekking heeft op de verwerkingsactiviteiten die hieronder worden opgesomd en waarvan u de reikwijdte volledig begrijpt.

3. Doeleinden van de verwerking van persoonsgegevens

   3.1 Wij verzamelen en gebruiken persoonsgegevens en gevoelige gegevens om verschillende redenen die verband houden met de behandeling van uw sollicitatie voor een functie binnen ons bedrijf (het "Doel van de gegevensverwerking"). Voor het verzamelen en gebruiken van deze gegevens moet er een geldige rechtsgrond zijn. Hieronder wordt toegelicht voor welke doeleinden en op basis van welke rechtsgronden uw persoonsgegevens worden verwerkt. 

Doeleinden van de gegevensverwerking

Rechtsgronden

                                Persoonsgegevens

Om te bepalen of u in aanmerking komt voor de functie waarvoor u heeft gesolliciteerd. Voorbeelden van gegevens die wij verzamelen zijn onder meer contactgegevens, gegevens over tewerkstelling, achtergrondgegevens, informatie verkregen tijdens uw sollicitatiegesprek en andere informatie in uw cv.

• Uw expliciete toestemming
• Wanneer wij informatie verzamelen uit uw openbaar profiel via professionele sociale netwerken, baseren wij deze verwerking op ons legitiem belang

Om uw sollicitatie te beheren en te verwerken (inclusief het verwerken van een aanbod voor een functie indien u wordt geselecteerd). Voorbeelden van gegevens die wij verzamelen zijn onder meer contactgegevens en gegevens over tewerkstelling, informatie verkregen tijdens uw sollicitatiegesprek en andere informatie in uw cv.

Uw expliciete toestemming

Om een achtergrondcontrole uit te voeren als onderdeel van uw sollicitatie. Voorbeelden van gegevens die wij verzamelen zijn onder meer identificatiegegevens, contactgegevens, referentiegegevens en informatie over uw opleidingsniveau en werkervaring.

Uw expliciete toestemming

Om te voldoen aan wetgeving en vereisten inzake tewerkstelling. Voorbeelden van gegevens die wij verzamelen zijn onder meer immigratiedocumenten met betrekking tot uw identiteit.

Om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen inzake arbeidswetgeving waaraan TVH is onderworpen.

Om contact met u op te nemen over uw ervaringen in het kader van het rekruteringsproces

Uw expliciete toestemming

Om met u te communiceren over uw sollicitatie en toekomstige carrièremogelijkheden bij TVH. Voorbeelden van gegevens die wij verzamelen zijn onder meer uw contact- en identiteitsgegevens.

Uw expliciete toestemming

Om te voldoen aan of gehoor te geven aan wettelijke verzoeken van overheidsinstellingen in het land waar u woont of daarbuiten. Voorbeelden van persoonsgegevens zijn onder meer identiteits- en contactgegevens.

Om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen waaraan TVH is onderworpen

Om te voldoen aan financiële verplichtingen. Voorbeelden van gegevens die wij verzamelen zijn onder meer informatie over het salaris en de voordelen met betrekking tot de functie waarvoor u solliciteert.

Om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen waaraan TVH is onderworpen

Om ons te verdedigen tegen rechtsvorderingen.

Het is mogelijk dat wij persoonsgegevens over u verwerken wanneer dit noodzakelijk is om ons te verdedigen tegen rechtsvorderingen die voortvloeien uit het sollicitatieproces en die tegen ons worden ingesteld. 

Legitiem belang

Gevoelige gegevens

Om u te ondersteunen tijdens de sollicitatieprocedure en gesprekken. Voorbeelden van gegevens die wij verwerken zijn onder meer uw gezondheids- of medische gegevens.

Uw expliciete toestemming

Controle van het strafrechtelijk verleden, alleen wanneer dit wettelijk is toegestaan en relevant is voor de functie. Een voorbeeld van gegevens die wij verwerken is onder meer een uittreksel uit het strafregister.

Dat is noodzakelijk om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen

inzake arbeidsrecht waaraan TVH is onderworpen.

Toezien op initiatieven op het gebied van diversiteit en gelijke kansen op de arbeidsmarkt. Voorbeelden van gegevens die wij verwerken zijn onder meer geslacht, afkomst of etniciteit. 

Uw expliciete toestemming

4. Gegevensuitwisseling 

   4.1 Wij kunnen uw persoonsgegevens doorgeven aan vennootschappen die verbonden zijn met TVH voor zover dit is toegestaan in het kader van de hierboven vermelde doeleinden en rechtsgronden, zodat zij u eveneens interessante professionele mogelijkheden kunnen aanbieden. Wij delen echter geen gegevens met derden die niets te maken hebben met ons sollicitatiebeheer en onze sollicitatieprocedures of andere gebruikstoepassingen.

   4.2 TVH maakt voor bepaalde verwerkingen gebruik van externe verwerkingsbedrijven. TVH garandeert dat alle externe gegevensverwerkers zorgvuldig worden geselecteerd en dat zij verplicht zijn de veiligheid en integriteit van uw persoonsgegevens in acht te nemen.

   4.3 Mobiele (SMS) informatie wordt niet gedeeld met derden/partners voor marketing/promotionele doeleinden.

   4.4 Indien wij hiertoe wettelijk verplicht zijn, behouden wij ons het recht voor om informatie over u vrij te geven indien wij deze aan de bevoegde autoriteiten of wetshandhavingsinstanties moeten overdragen.

   4.5 Indien u niet verder in aanmerking wenst te komen voor passende vacatures, kunt u verzoeken om verwijdering van uw profiel.

5. Waar verwerkt TVH de persoonsgegevens?

   5.1 TVH en zijn externe verwerkers verwerken uw identificeerbare persoonsgegevens voornamelijk binnen de Europese Economische Ruimte ("EER"). Alle persoonsgegevens worden fysiek opgeslagen in Duitsland.

   5.2 Aangezien TVH over de hele wereld vestigingen heeft, kunnen uw persoonsgegevens worden doorgegeven aan landen die geen deel uitmaken van de EER. TVH staat een dergelijke overdracht alleen toe wanneer de ontvanger voldoende garanties en waarborgen biedt om uw persoonsgegevens te beschermen.

6. Hoe lang verwerkt TVH de persoonsgegevens?

   6.1 Uw persoonsgegevens worden slechts verwerkt voor zolang als nodig is om de doeleinden vermeld in deze verklaring te verwezenlijken of tot het moment waarop u uw toestemming voor de verwerking ervan intrekt. Houd er rekening mee dat intrekking van uw toestemming kan betekenen dat u niet langer jobaanbiedingen van TVH zult ontvangen. TVH zal uw persoonsgegevens anonimiseren of onbeschikbaar maken als u uw profiel verwijdert of afsluit, tenzij TVH hiertoe niet in staat is op grond van een wettelijke of reglementaire verplichting of een gerechtelijk of administratief bevel.

   6.2 Indien de rekrutering niet tot een indienstneming leidt, worden uw persoonsgegevens maximaal 2 jaar bewaard (tenzij eerder verwijderd zoals hierboven vermeld) na inactiviteit van uw kandidatenprofiel.

   6.3 TVH zal de nodige technische en organisatorische maatregelen nemen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang of diefstal en tegen onopzettelijk verlies, manipulatie of vernietiging. Medewerkers van TVH of van externe verwerkers hebben uitsluitend toegang tot uw gegevens op een "need-to-know" basis en zijn onderworpen aan strikte vertrouwelijkheidsverplichtingen. Niettemin zijn maatregelen inzake veiligheid en beveiliging slechts inspanningsverplichtingen die nooit volledig kunnen worden gegarandeerd.

7. Uw rechten

   7.1 Afhankelijk van waar u woont, kunnen bepaalde geldende privacyvoorschriften u bepaalde rechten verlenen, zoals:

• Inzage: U kunt op elk moment informatie over uw persoonsgegevens opvragen. Dit wordt ook wel een verzoek om inzage van gegevens genoemd. U kunt dit recht uitoefenen door contact met ons op te nemen via de hierboven vermelde contactgegevens van de verantwoordelijke voor de verwerking.
• Geautomatiseerde besluitvorming: u hebt het recht om geen beslissing over u te laten nemen die uitsluitend is gebaseerd op geautomatiseerde verwerking, zoals profilering, indien die beslissing rechtsgevolgen voor u teweegbrengt of belangrijke gevolgen voor u heeft. TVH neemt geen volledig geautomatiseerde beslissingen over kandidaten in het kader van het rekruteringsproces.
• Bezwaar: u hebt het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens wanneer wij gerechtvaardigde zakelijke belangen hebben gebruikt als rechtsgrond voor de verwerking.
• Dataportabiliteit: Onder bepaalde voorwaarden hebt u het recht om de persoonsgegevens die u ons hebt verstrekt in een gestructureerd, gangbaar en machinaal leesbaar formaat te ontvangen.
• Rectificatie en uitwissing: Indien u de aan ons verstrekte persoonsgegevens wenst bij te werken, kunt u de gegevens zelf wijzigen in de betreffende sollicitatie binnen uw kandidatenprofiel. U kunt ons in bepaalde omstandigheden ook vragen om uw persoonsgegevens te wissen.  
• Beperking: u hebt het recht ons te vragen de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken, in die zin dat wij die gegevens niet langer verwerken totdat de beperking wordt opgeheven.
• Toestemming intrekken: u hebt het recht uw toestemming in te trekken als wij ons voor het verwerken van uw persoonsgegevens op uw toestemming hebben gebaseerd. Als u uw toestemming intrekt, geldt dit alleen voor de toekomstige verwerking van uw persoonsgegevens. In bepaalde gevallen kunnen wij niet aan uw verzoek voldoen als dit negatieve gevolgen heeft voor de rechten en vrijheden van andere personen.

7.2 Als u een verzoek wilt indienen om een of meer van de bovengenoemde rechten uit te oefenen, kunt u een e-mail sturen naar privacy@tvh.com. Gelieve in dit verzoek duidelijk te vermelden welk recht u wenst uit te oefenen. TVH zal binnen de dertig (30) dagen na ontvangst op het verzoek reageren.

7.3 Als u een klacht wilt indienen over de verwerking van uw persoonsgegevens door TVH, kunt u steeds contact opnemen via het e-mailadres vermeld in artikel 7.2.

8. Diverse bepalingen 

8.1 TVH kan deze verklaring van tijd tot tijd en naar goeddunken bijwerken, wijzigen of aanpassen. U zult worden gevraagd de bijgewerkte, gewijzigde of aangepaste verklaring te aanvaarden. Indien u de updates, wijzigingen of aanpassingen niet aanvaardt, zult u de mogelijkheid krijgen uw profiel te verwijderen.

8.2 Het Belgisch recht is van toepassing op deze verklaring. Onverminderd eventuele geldende regels van dwingend recht die de rechterlijke bevoegdheid bepalen, zullen alle geschillen met betrekking tot de interpretatie en/of toepassing van deze verklaring uitsluitend worden voorgelegd aan de bevoegde rechtbanken van Gent.

This data processing statement governs the processing of your personal data as part of the recruitment procedure at TVH Parts Holding NV, its subsidiaries and affiliates, further identified as “TVH’, “We”, “Us” or “Our”. The ‘Data Controller’ of your personal data will be TVH Parts Holding NV, with registered offices at Brabantstraat 15, 8790 Waregem Belgium with company number 0822.308.590

By ticking the box, you acknowledge that you have read and understood all of the provisions listed below, your continued use of the website shall be construed as your continued consent with the processing of your personal data for the purposes and under the conditions listed below. 

You are not required to provide any requested information to us, but your failure to do so may result in our not being able to continue your candidacy for the job for which you have applied.